Từ ngày 1/7/2025, người dân ở An Thới Đông cũ (phần ở lại) và Lý Nhơn cũ làm phần lớn giấy tờ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã An Thới Đông mới. Không còn tầng huyện Cần Giờ ở giữa: những việc trước đây phải chạy ra trung tâm huyện, nay hoặc được giao về xã, hoặc chuyển thẳng lên các sở, ngành của TP Hồ Chí Minh.
Với người ở các ấp xa của Lý Nhơn cũ, điều đáng quan tâm nhất là quãng đường. Vì vậy bài này đi theo thứ tự thực tế: hồ sơ của bạn thuộc loại nào, ai tiếp nhận, có cần đến tận trụ sở không, chuẩn bị gì để đi một lần là xong, và làm gì khi hồ sơ trễ hẹn. Phần quy định chi tiết thay đổi khá nhanh trong giai đoạn sau sáp nhập, nên mọi chỗ nêu thẩm quyền đều nên được kiểm lại bằng thông báo hiện hành của xã.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của xã mới làm việc thế nào
Mỗi xã, phường của TP Hồ Chí Minh sau sắp xếp đều có một đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, thường gọi là bộ phận một cửa hoặc trung tâm phục vụ hành chính công của xã. Người dân nộp hồ sơ, nhận giấy hẹn và nhận kết quả ở một quầy, còn hồ sơ được chuyển vào bên trong cho công chức phụ trách từng lĩnh vực như tư pháp – hộ tịch, địa chính, văn hoá – xã hội. Riêng việc cư trú do công an xã tiếp nhận, có thể ở trụ sở công an xã hoặc qua mạng.
Trụ sở và các điểm tiếp nhận của xã An Thới Đông mới được bố trí theo quyết định của thành phố. Trong giai đoạn đầu sau sáp nhập, nhiều xã dùng trụ sở cũ của một xã làm nơi làm việc chính và giữ thêm điểm tiếp nhận ở trụ sở xã kia để người dân không phải đi xa. Vì cách bố trí có thể thay đổi, trước khi đi bạn nên hỏi trưởng ấp, xem bảng thông báo ở nhà văn hoá ấp hoặc nhóm tin nhắn của ấp, thay vì đi theo trí nhớ từ hồi còn hai xã.
Một thay đổi lớn khác là nhiều thủ tục được thành phố cho tiếp nhận không phụ thuộc địa giới: người có hộ khẩu ở An Thới Đông nhưng đi làm ở nội thành có thể nộp một số hồ sơ tại điểm tiếp nhận gần chỗ làm. Danh mục thủ tục áp dụng cách này được công bố và cập nhật theo từng đợt, nên cần hỏi trước loại hồ sơ của mình có nằm trong đó không.
Việc nào xã làm, việc nào lên thành phố
Bảng dưới đây là cách phân loại theo nguyên lý chung sau khi bỏ cấp huyện. Thẩm quyền cụ thể từng thủ tục có thể được điều chỉnh bằng văn bản phân cấp mới, nên xem đây là bản đồ định hướng, không phải danh mục chính thức.
| Loại việc | Thường tiếp nhận tại | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, trích lục hộ tịch | UBND xã An Thới Đông | Nhiều việc làm được qua mạng; sổ hộ tịch cũ của xã cũ do xã mới kế thừa lưu giữ |
| Thường trú, tạm trú, lưu trú | Công an xã | Ưu tiên nộp qua ứng dụng định danh điện tử hoặc cổng dịch vụ công |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng liên quan đất | UBND xã | Bản sao còn có thể chứng thực ở văn phòng công chứng |
| Đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận, sang tên | Bộ phận một cửa xã hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai | Tuỳ loại việc; hỏi công chức địa chính xã trước khi nộp |
| Đăng ký hộ kinh doanh | UBND xã | Theo phân cấp hiện hành |
| Thành lập doanh nghiệp | Cơ quan đăng ký kinh doanh của thành phố | Nộp trực tuyến là chính |
| Thủ tục xe, giấy phép lái xe | Cơ quan công an, cơ quan quản lý giao thông của thành phố | Nhiều việc làm qua mạng |
Điều dễ nhầm nhất là việc đất đai. Một số việc như xác nhận nguồn gốc, tình trạng sử dụng đất luôn bắt đầu ở xã, nhưng phần đăng ký biến động và in giấy chứng nhận lại do hệ thống văn phòng đăng ký đất đai của thành phố làm. Hỏi công chức địa chính xã trước khi chuẩn bị hồ sơ giúp tránh nộp nhầm chỗ.
Chuẩn bị gì để chỉ phải đi một lần
Từ các ấp phía Lý Nhơn cũ ra trụ sở xã, đi về một lượt có khi mất cả buổi nếu gặp mưa lớn hay đường ngập do triều cường. Một bộ hồ sơ thiếu một tờ là mất thêm một buổi nữa. Danh sách dưới đây giúp giảm số chuyến đi:
- Căn cước gắn chip hoặc căn cước còn hạn của người đứng tên hồ sơ, và của người được uỷ quyền nếu nhờ người khác nộp.
- Tài khoản định danh điện tử mức 2 đã kích hoạt trên điện thoại. Nhiều thủ tục nay tra dữ liệu dân cư qua tài khoản này thay cho việc nộp bản sao giấy tờ nhân thân.
- Bản chính các giấy tờ gốc kèm bản sao: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, tuỳ việc. Mang bản chính để cán bộ đối chiếu, tránh phải đi chứng thực bản sao riêng.
- Giấy tờ cũ ghi địa chỉ xã Lý Nhơn hoặc xã An Thới Đông, huyện Cần Giờ: cứ mang theo, không cần sửa trước. Cán bộ sẽ tự đối chiếu địa danh cũ với địa danh mới.
- Hỏi trước giờ làm việc và thành phần hồ sơ qua trưởng ấp hoặc bảng niêm yết thủ tục ở xã. Thành phần hồ sơ đúng là thứ niêm yết công khai, không phải thứ người quen kể lại.
- Túi đựng chống nước cho giấy tờ khi đi xe máy qua đường Rừng Sác mùa mưa. Giấy tờ đất bị nhoè mực là một rắc rối khác hẳn.
Nếu cần làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ vừa khai sinh cho con vừa đăng ký thường trú, nên hỏi về thủ tục liên thông: một lần nộp, nhiều kết quả.
Nộp qua mạng khi sóng điện thoại chập chờn
Cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng định danh điện tử cho phép nộp nhiều hồ sơ cư trú, hộ tịch và một phần hồ sơ đất đai mà không phải đến xã. Với một xã có những ấp nằm sâu giữa vuông tôm và rừng, đây là cách tiết kiệm đáng kể. Khó khăn thực tế là sóng điện thoại ở một số khu ven rừng yếu, ảnh chụp giấy tờ bị mờ khi chụp trong nhà tối, và người lớn tuổi không quen thao tác.
Mấy mẹo nhỏ giúp nộp trơn tru hơn: chụp giấy tờ ở chỗ sáng, đặt trên mặt phẳng màu tối để mép giấy rõ; chụp đủ cả mặt sau nếu giấy tờ có xác nhận ở mặt sau; đặt tên tệp dễ nhận biết; và nếu sóng yếu, chuẩn bị sẵn mọi thứ rồi đến chỗ có sóng tốt, như gần trụ sở xã hay chợ, mới bấm nộp. Hồ sơ nộp xong sẽ có mã để tra cứu tiến độ.
Ở nhiều ấp có tổ công nghệ số cộng đồng hoặc đoàn viên thanh niên được giao hướng dẫn người dân dùng dịch vụ công trực tuyến. Người già có thể nhờ con cháu hoặc nhờ các tổ này, nhưng nên tự giữ mật khẩu tài khoản định danh, không đưa cho người ngoài. Tài khoản định danh mức 2 gắn với nhiều dữ liệu cá nhân, mất vào tay kẻ xấu thì rắc rối hơn nhiều so với một lần đi xa.
Theo dõi hồ sơ, nhận kết quả và khi hồ sơ trễ hẹn
Một hồ sơ hành chính đi qua mấy chặng rõ ràng. Biết các chặng giúp bạn hỏi đúng chỗ khi chờ lâu:
- Nộp hồ sơ, nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả có ghi ngày hẹn và mã hồ sơ. Giữ tờ này cẩn thận, chụp lại một bản trên điện thoại.
- Nếu hồ sơ thiếu, cán bộ phải hướng dẫn bổ sung một lần, đầy đủ bằng văn bản hoặc phiếu hướng dẫn. Bạn có quyền đề nghị ghi rõ các giấy tờ còn thiếu.
- Tra cứu tiến độ bằng mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi lại quầy tiếp nhận. Không cần đi tìm từng cán bộ chuyên môn.
- Đến hẹn mà chưa có kết quả, cơ quan giải quyết phải có thông báo xin lỗi và hẹn lại. Đây là quy định chung của cơ chế một cửa, không phải ân huệ.
- Nhận kết quả tại quầy, qua bưu chính công ích nếu đã đăng ký khi nộp, hoặc nhận bản điện tử với các thủ tục có kết quả điện tử. Với người ở xa trụ sở, nhận qua bưu điện đáng cân nhắc.
- Khi thấy bị gây khó dễ hoặc yêu cầu thêm giấy tờ ngoài danh mục niêm yết, bạn có thể phản ánh qua hòm thư góp ý, đường dây tiếp nhận phản ánh của xã hoặc kênh phản ánh trên cổng dịch vụ công.
Ghi nhớ: không đưa tiền "bồi dưỡng" để hồ sơ nhanh hơn. Lệ phí, nếu có, được thu theo biên lai và mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Vài tình huống hay gặp ở An Thới Đông
Nhà ở phần An Thới Đông cũ đã nhập về Bình Khánh. Nếu nhà bạn thuộc phần xã cũ nay là xã Bình Khánh, hồ sơ cư trú, hộ tịch và đất đai sẽ do xã Bình Khánh tiếp nhận, dù giấy tờ cũ vẫn ghi An Thới Đông. Nhiều nhà ở sát ranh không chắc mình thuộc bên nào; cách chắc nhất là hỏi trưởng ấp hoặc tra thông tin nơi cư trú trên ứng dụng định danh.
Con cháu ở nội thành muốn làm thay cha mẹ già. Phần lớn thủ tục cho phép uỷ quyền, nhưng một số việc như đăng ký kết hôn bắt buộc người trong cuộc có mặt. Với giao dịch đất, giấy uỷ quyền phải được công chứng hoặc chứng thực đúng quy định.
Giấy tờ đất của cha mẹ còn đứng tên người đã mất. Đây không phải việc làm trong một buổi. Trước hết cần làm thủ tục thừa kế, sau đó mới đăng ký biến động. Nên hỏi công chức địa chính xã để biết hồ sơ gồm gì trước khi gom giấy tờ.
Diêm dân, người nuôi tôm cần xác nhận để vay vốn hay nhận hỗ trợ. Xác nhận hộ sản xuất, xác nhận diện tích canh tác thường làm ở xã. Nên mang theo giấy tờ đất hoặc hợp đồng thuê đất, hợp đồng giao khoán nếu có.
Câu hỏi thường gặp
Sau sáp nhập, người Lý Nhơn cũ có phải lên tận trụ sở chính của xã mới để nộp hồ sơ không?
Không nhất thiết. Trong giai đoạn đầu, nhiều xã giữ điểm tiếp nhận ở trụ sở cũ, và nhiều thủ tục nộp được qua mạng. Một số thủ tục còn được nộp ở điểm tiếp nhận khác trong thành phố. Nên hỏi trưởng ấp về điểm tiếp nhận gần nhất trước khi đi.
Giấy tờ cũ ghi huyện Cần Giờ có còn dùng để làm thủ tục không?
Còn dùng được. Nguyên tắc chung khi sắp xếp đơn vị hành chính là giấy tờ đã cấp trước đó tiếp tục có giá trị, người dân không bắt buộc phải đổi chỉ vì đổi tên đơn vị. Cán bộ tiếp nhận sẽ tự đối chiếu địa danh cũ và mới.
Có cần mang bản sao chứng thực khi đi nộp hồ sơ không?
Thường không cần nếu bạn mang bản chính để đối chiếu, hoặc nếu thủ tục đã tra được dữ liệu qua căn cước và tài khoản định danh. Khi nộp qua mạng thì tải ảnh chụp hoặc bản quét bản chính. Chỉ một số trường hợp mới yêu cầu bản sao có chứng thực.
Làm sao biết hồ sơ của mình đang nằm ở khâu nào?
Dùng mã hồ sơ ghi trên giấy tiếp nhận để tra trên cổng dịch vụ công, hoặc gọi hỏi quầy tiếp nhận của xã qua số điện thoại niêm yết công khai. Không nên tự đi tìm cán bộ chuyên môn vì hồ sơ có thể đã chuyển sang cơ quan khác.
Người không biết dùng điện thoại thông minh thì làm sao làm giấy tờ?
Bạn vẫn nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận như trước. Ngoài ra có thể nhờ con cháu hoặc tổ công nghệ số cộng đồng ở ấp hướng dẫn, nhưng nên tự giữ mật khẩu tài khoản định danh và không đưa giấy tờ gốc cho người lạ cầm về.
Đi làm ở nội thành, có làm giấy tờ của quê An Thới Đông ở gần chỗ làm được không?
Với các thủ tục thành phố cho tiếp nhận không phụ thuộc địa giới thì được. Danh mục này được công bố và cập nhật theo đợt, nên trước khi đi hãy hỏi điểm tiếp nhận nơi bạn định đến xem họ nhận loại hồ sơ của bạn hay không.