Phần lớn thủ tục hành chính của cha mẹ ở An Thới Đông có thể giao cho con cháu làm thay bằng văn bản uỷ quyền; giao dịch về đất đai thì văn bản uỷ quyền phải được công chứng hoặc chứng thực, còn một số việc như đăng ký kết hôn hay lập di chúc thì người trong cuộc phải tự làm. Cha mẹ già yếu không đi lại được có thể đề nghị công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực đến tận nhà trong những trường hợp luật cho phép.
Chuyện con cái ở nội thành, cha mẹ ở lại giữ nhà, giữ ruộng muối, vuông tôm là cảnh rất quen ở An Thới Đông. Mỗi lần có giấy tờ cần ký, người con lại phải xin nghỉ, chạy qua phà, đi dọc đường Rừng Sác về quê. Hiểu cách uỷ quyền, chứng thực và công chứng giúp giảm số lần về, và quan trọng hơn là giúp giấy tờ làm ra có giá trị, không bị trả lại.
Chứng thực và công chứng khác nhau ở đâu
Hai chữ này hay bị dùng lẫn. Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền, ở xã là UBND xã, xác nhận bản sao đúng với bản chính, xác nhận chữ ký trong giấy tờ là của người yêu cầu, hoặc xác nhận thời gian, địa điểm, năng lực hành vi của các bên khi ký hợp đồng. Chứng thực hợp đồng không bảo đảm nội dung hợp đồng đúng pháp luật; trách nhiệm về nội dung thuộc về các bên.
Công chứng do công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Công chứng viên chứng nhận cả tính xác thực lẫn tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Vì vậy với giao dịch lớn, phức tạp, như chuyển nhượng đất có giá trị cao, phân chia di sản có nhiều người, nhiều người chọn công chứng dù chứng thực ở xã cũng được pháp luật chấp nhận cho nhiều loại hợp đồng về đất.
Về chi phí và thời gian, chứng thực ở xã thường nhanh và phí thấp hơn, nhưng xã chỉ chứng thực hợp đồng liên quan đến đất, nhà trên địa bàn xã. Văn phòng công chứng thì công chứng được hợp đồng về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi văn phòng đặt trụ sở. Người ở nội thành có thể chọn văn phòng công chứng gần chỗ làm cho hợp đồng về đất ở An Thới Đông, vì cùng thuộc TP Hồ Chí Minh.
Việc nào uỷ quyền được, việc nào không
Bảng dưới tóm tắt các việc người dân An Thới Đông hay nhờ con cháu làm thay. Khi chưa chắc, hỏi nơi tiếp nhận thủ tục trước khi lập văn bản uỷ quyền:
| Việc | Uỷ quyền được không | Lưu ý |
|---|---|---|
| Khai sinh cho cháu, khai tử cho người thân | Được | Người được giao đi khai mang giấy tờ nhân thân của mình |
| Nhận kết quả hồ sơ, nộp hồ sơ hành chính thông thường | Được | Văn bản uỷ quyền nên ghi rõ việc cụ thể |
| Ký hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp đất | Được | Văn bản uỷ quyền phải công chứng hoặc chứng thực |
| Đăng ký kết hôn | Không | Hai bên phải có mặt |
| Lập di chúc | Không | Người lập di chúc phải tự mình thể hiện ý chí |
| Nhận lương hưu, trợ cấp hằng tháng | Được | Theo thủ tục uỷ quyền riêng của cơ quan chi trả |
| Đăng ký cư trú cho người khác trong hộ | Có trường hợp được | Hỏi công an xã về giấy tờ cần có |
Uỷ quyền không phải chuyển quyền sở hữu. Người được uỷ quyền chỉ làm trong phạm vi được giao. Một văn bản uỷ quyền ghi chung chung "toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến tài sản" là con dao hai lưỡi, cả với người được uỷ quyền lẫn cha mẹ.
Giấy uỷ quyền và hợp đồng uỷ quyền: chọn loại nào
Giấy uỷ quyền. Là văn bản đơn phương, người uỷ quyền ký giao cho người khác làm một việc, thường là việc hành chính đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận hàng, nhận tiền. Chữ ký trên giấy uỷ quyền có thể được chứng thực tại UBND xã. Giấy này không dùng được cho việc định đoạt tài sản lớn như bán đất.
Hợp đồng uỷ quyền. Là thoả thuận hai bên, người được uỷ quyền đồng ý thực hiện công việc và cùng ký. Hợp đồng uỷ quyền liên quan đến quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực. Khi cha mẹ muốn con thay mặt bán, cho thuê, thế chấp ruộng muối, vuông tôm, đây là loại văn bản cần dùng.
Thời hạn uỷ quyền. Nên ghi rõ thời hạn. Nếu không ghi, pháp luật dân sự có quy định thời hạn mặc định. Uỷ quyền cũng chấm dứt khi người uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền mất, nên không dùng uỷ quyền để thay cho việc lập di chúc hay chia tài sản.
Huỷ uỷ quyền. Cha mẹ có thể chấm dứt uỷ quyền theo quy định. Hợp đồng uỷ quyền đã công chứng thì việc huỷ cũng nên làm tại nơi đã công chứng, và báo cho các bên liên quan biết để tránh người được uỷ quyền cũ tiếp tục giao dịch.
Khi cha mẹ không đi lại được: chứng thực, công chứng tại nhà
Nhiều cụ ở An Thới Đông đã yếu, ngồi xe máy qua đường Rừng Sác ra trụ sở xã là chuyện khó. Pháp luật có cơ chế cho trường hợp này:
- Xác định việc cần làm: chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền, chứng thực hợp đồng, hay công chứng hợp đồng uỷ quyền liên quan đất.
- Liên hệ UBND xã hoặc văn phòng công chứng, trình bày lý do người yêu cầu không thể đến trụ sở, như già yếu, bệnh nặng, khuyết tật. Pháp luật về chứng thực và công chứng cho phép thực hiện ngoài trụ sở trong các trường hợp có lý do chính đáng như vậy.
- Chuẩn bị giấy tờ: căn cước của cha mẹ và người được uỷ quyền, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu liên quan đất, giấy tờ chứng minh lý do không đến được nếu được yêu cầu.
- Hẹn ngày, đón cán bộ hoặc công chức, công chứng viên về nhà. Tính trước đường đi, nhất là khi nhà ở sâu trong ấp, mùa mưa đường trơn.
- Người cao tuổi ký hoặc điểm chỉ trước mặt người thực hiện. Người thực hiện kiểm tra người yêu cầu minh mẫn, tự nguyện. Trường hợp không đọc, không nghe, không ký được thì cần người làm chứng theo quy định.
- Nhận văn bản đã chứng thực, công chứng; trả phí và chi phí đi lại theo quy định hoặc thoả thuận với tổ chức công chứng.
Đừng để đến khi cha mẹ hôn mê, mất năng lực nhận thức mới tính chuyện uỷ quyền. Lúc đó không ai chứng thực, công chứng được nữa, và gia đình phải đi con đường dài hơn nhiều qua toà án.
Chứng thực bản sao: không phải lúc nào cũng cần
Một thói quen cũ là cứ làm giấy tờ gì cũng đi chứng thực một xấp bản sao. Hiện nay, nhiều thủ tục chấp nhận bản sao kèm bản chính để đối chiếu, hoặc tra dữ liệu dân cư, dữ liệu hộ tịch trực tiếp mà không cần nộp bản sao. Khi nộp qua cổng dịch vụ công, ảnh chụp hoặc bản quét bản chính thường là đủ.
Vẫn có những nơi đòi bản sao có chứng thực: hồ sơ xin việc ở một số đơn vị, hồ sơ du học, hồ sơ vay ngân hàng, hồ sơ gửi ra nước ngoài. Chứng thực bản sao từ bản chính làm được ở UBND xã, ở văn phòng công chứng, không phụ thuộc nơi cư trú. Người đi làm ở nội thành có thể chứng thực ở phường gần chỗ làm, không cần về An Thới Đông.
Bản sao được cấp từ sổ gốc, như bản sao trích lục khai sinh, có giá trị như bản chính và khác với bản sao chứng thực từ bản chính. Với giấy tờ hộ tịch, xin bản sao trích lục từ sổ gốc thường tiện hơn mang bản chính đi chứng thực.
Khi đi chứng thực bản sao, kiểm tra bản chính còn rõ chữ, không bị tẩy xoá, sửa chữa, ép plastic làm mất dấu nổi. Bản chính đã bị sửa chữa, hoặc bị ép kín đến mức không kiểm được, có thể bị từ chối chứng thực. Giấy tờ ở nhà ven sông hay bị ẩm mốc, nên cất trong túi kín, để nơi cao ráo, tránh mùa triều cường.
Phòng tránh lừa đảo khi nhờ người làm giấy tờ
Ở vùng ven như An Thới Đông, đất có giá hơn trước, và những người già ít chữ, ít đi lại dễ trở thành mục tiêu. Có những người tự xưng làm dịch vụ giấy tờ nhanh, đề nghị ký một tờ giấy "để làm sổ cho nhanh" mà thực chất là hợp đồng uỷ quyền định đoạt đất. Cũng có trường hợp người trong họ hàng cầm giấy uỷ quyền rộng rồi đem thế chấp đất vay tiền.
Một số nguyên tắc giúp gia đình an toàn hơn: không ký giấy tờ khi chưa đọc hoặc chưa được đọc to cho nghe; chỉ ký trước mặt công chức xã hoặc công chứng viên, không ký ở quán cà phê hay nhà người lạ; giữ bản chính giấy chứng nhận đất trong nhà, không giao cho người ngoài cầm về; uỷ quyền đúng việc, có thời hạn; và khi có nghi ngờ, hỏi trực tiếp bộ phận một cửa xã.
Con cháu ở xa nên thỉnh thoảng hỏi cha mẹ có ai đến bàn chuyện đất đai, giấy tờ không. Một cuộc điện thoại mỗi tuần đôi khi ngăn được một vụ mất đất mà không giấy tờ nào lấy lại được dễ dàng.
Nhận tiền hỗ trợ, lương hưu thay cha mẹ
Một việc khác hay phải làm thay là nhận các khoản chi trả hằng tháng của cha mẹ: lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp người có công, trợ cấp xã hội cho người cao tuổi. Trước đây nhiều khoản được chi bằng tiền mặt tại điểm chi trả ở xã hoặc bưu điện; hiện nay nhà nước khuyến khích chi trả qua tài khoản ngân hàng, giúp người già không phải đi lại và con cháu dễ hỗ trợ.
Nếu cha mẹ vẫn nhận tiền mặt, việc người khác nhận thay cần làm theo thủ tục uỷ quyền riêng của cơ quan chi trả, thường có mẫu giấy uỷ quyền và thời hạn uỷ quyền nhất định. Khi chuyển sang nhận qua tài khoản, tài khoản phải đứng tên chính người hưởng, không dùng tài khoản của con. Con cháu chỉ nên giúp mở tài khoản, cài ứng dụng, không giữ thẻ và mật khẩu của cha mẹ thay họ.
Định kỳ, cơ quan chi trả có thể yêu cầu xác nhận người hưởng vẫn còn sống, nhất là với người nhận qua tài khoản ở xa. Khi cha mẹ mất, gia đình cần báo ngay để dừng chi trả; tiền nhận sau ngày mất sẽ phải hoàn trả.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng đất ở xã có giá trị như công chứng không?
Pháp luật đất đai cho phép hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất được công chứng hoặc chứng thực. Khác biệt là công chứng viên chứng nhận cả tính hợp pháp của nội dung, còn chứng thực chủ yếu xác nhận thời gian, địa điểm, chữ ký và năng lực của các bên.
Con ở nội thành có công chứng hợp đồng về đất ở An Thới Đông tại văn phòng gần chỗ làm được không?
Được, vì văn phòng công chứng ở TP Hồ Chí Minh công chứng hợp đồng về bất động sản trên địa bàn thành phố. Cha mẹ cũng cần có mặt ký trước công chứng viên, hoặc đề nghị công chứng ngoài trụ sở nếu không đi lại được.
Cha mẹ già nằm một chỗ thì làm sao ký giấy uỷ quyền bán đất?
Đề nghị UBND xã hoặc văn phòng công chứng thực hiện chứng thực, công chứng ngoài trụ sở với lý do già yếu, bệnh nặng. Người thực hiện sẽ đến nhà, kiểm tra cha mẹ minh mẫn, tự nguyện rồi mới chứng nhận. Việc này phải làm khi cha mẹ còn tỉnh táo.
Giấy uỷ quyền viết tay có ký tên của cha mẹ có dùng bán đất được không?
Không. Uỷ quyền liên quan đến chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất phải lập thành hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực. Giấy viết tay chỉ có thể dùng cho một số việc hành chính đơn giản nếu nơi tiếp nhận chấp nhận.
Đi làm ở quận khác, có chứng thực bản sao giấy tờ của mình ở phường đó được không?
Được. Chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú, có thể làm tại UBND xã, phường bất kỳ hoặc tại văn phòng công chứng. Mang theo bản chính để đối chiếu.
Đã uỷ quyền cho người khác mà muốn huỷ thì làm thế nào?
Người uỷ quyền có thể chấm dứt uỷ quyền theo quy định. Với hợp đồng uỷ quyền đã công chứng hoặc chứng thực, nên làm văn bản huỷ tại nơi đã công chứng hoặc chứng thực, đồng thời báo cho các cơ quan, người liên quan để tránh giao dịch tiếp diễn.